Az üzleti levelezés finomságot igényel, különösen a szállítóhoz intézett levelekről, mert a fellebbezés oka nem csak az ő, hanem a szervezete részéről is fennálló kötelezettségszegés lehet.
Utasítás
1. lépés
Ha először fordul hozzá szállítóhoz azzal a céllal, hogy árut rendeljen tőle, használja a szervezet szokásos szállítási igénylőlapját. Ha ezt a nyilatkozatot nem elektronikus úton teszik közzé a szervezet weboldalán, írjon egy levelet szabad stílusban.
2. lépés
Többféle termék különböző mennyiségben történő megrendelése esetén a megrendelést szükség esetén táblázat formájában tüntesse fel, feltüntetve a termék nevét, cikkét, színét. Írja le a megrendelt áruk fizetési kötelezettségeit, közölje a szállítóval szervezete adatait, ezen adatok alapján a szállító szerződést készít. A levél végén fejezze ki reményét a további kölcsönösen előnyös együttműködésre.
3. lépés
Ha a szállítóhoz intézett levele a szerződéses kötelezettségeinek nem megfelelő teljesítésére, az áruk vagy a nem megfelelő minőségű, minőségű vagy típusú áruk késedelmes kézbesítésére vonatkozik, használja a következő mondatokat: "Tájékoztatjuk Önnek ezt a levelet …", "Tájékoztatjuk Önt… ". Egyértelműen mondja ki annak okát, hogy miért nem tudja elfogadni a szállított tételt. Lásd a szerződést vagy a szerződés-kérelmet, amely jelzi, hogy a szállítónak hány egységet és milyen árut kellett volna elküldenie. Ebben az esetben a szállító könnyebben kijavíthatja hibáját.
4. lépés
Ha levele arról szól, hogy képtelen fizetni az árukért a szerződés által megállapított határidőn belül, értesítse erről a szállítót a legkíméletesebb, ugyanakkor hivatalos formában. Használja a következő kifejezéseket: "Elnézést kérünk a fizetési késedelem miatt …", "A jelenlegi körülmények miatt nem tudjuk kifizetni a számlákat …".
5. lépés
Mondja el pontosan az ügyfélnek, hogy mikor kívánja megfizetni a vele szemben fennálló adósságot, és ezt a kötelezettséget garantálni fogja a szervezete. A levél végén fejezze ki reményét, hogy ez az epizód nem befolyásolja hosszú távú partnerségét.
