A vágyakozó üzletemberek naponta több száz levelet küldenek, mind rendes, mind elektronikus levélben. Leggyakrabban nagy mennyiségben küldik őket, anélkül, hogy a legcsekélyebb elképzelésük lenne a címzettekről. Ennek eredményeként ezek a levelek megválaszolatlanok maradnak. Ennek oka az üzleti üzenet rossz összetétele.
Utasítás
1. lépés
Mielőtt elkezdené írni a levelet, tanulmányozza át annak a cégnek az adatait, amelyhez írni fog. Tudjon meg mindent a lehetséges partnerről. Csak ezután kezdheti el írni a levelet. Címezze az illetőt név és védnév szerint. Ez hangsúlyozni fogja iránti tiszteletét és pozitív érzelmeket fog kelteni számára. Így el fogja érni a helyét.
2. lépés
A levélnek feltétlenül tartalmaznia kell egy címsort, amely feltárja a szöveg tartalmát. Erre azért van szükség, hogy a címzett válogassa a leveleket, mivel minden nap nagyszámú üzenet érkezik bármely szervezethez. Ezért, ha az ajánlat címsor nélküli, lehet, hogy egyszerűen nem figyelnek rá. Írj egy kis kommentárt is. Ez leegyszerűsíti a levél keresését, arra az esetre, ha a javaslata egy idő után érdekelne.
3. lépés
Ne hanyagolja el a bókokat. A bevezetőben megírhatja például, hogy milyen kellemes lenne Önnek egy ilyen ismert cégnek szolgáltatásokat nyújtania. A végén fejezze ki az együttműködés reményét.
4. lépés
Kerülje az általános kifejezések, felesleges melléknevek és parazita szavak írásbeli használatát. Kerülje a túlzott udvariasság, gyakori névmások és üres melléknevek használatát. A levél szövegét a lehető leghatározottabban kell megírni.
5. lépés
Ne használjon olyan irányelveket, mint például „Vegye fel velünk a kapcsolatot telefonon, ha érdekli az ajánlatunk”. Ez arra késztetheti a címzettet, hogy úgy gondolja, hogy az ajánlat nem érdekelheti őt. A befogadó úgy érezheti, hogy Ön megmondja neki, hogyan kell csinálni. Ebben az esetben írjon jobban, hogy telefonon felveheti Önnel a kapcsolatot, hogy megbeszélje a részleteket. A jelentés ugyanaz lesz, de a kifejezés kevésbé kategorikusan fog hangzani.
6. lépés
A vállalat eredményeinek ismertetésekor használjon olyan igéket, amelyek valós eredményt jeleznek. Ide tartoznak a tökéletesítő igék: nagyított, elkészített, előadott, elkészített, kifejlesztett stb. Ezeknek az igéknek a használata több tiszteletet és szilárdságot nyújt Önnek.
7. lépés
Ha az ajánlat nagy mennyiségű kölcsönös elszámolást tartalmaz, akkor küldje el jobban futárral. A levélnek nagyvállalati borítékban és lezárva kell lennie.
