Bármely vállalkozás vezetésének számos külső és belső tényezőt is figyelembe kell vennie tevékenysége során. Nem minden terv teljesül a szándék szerint. Az alkalmazottak, megoldva a kijelölt feladatokat, akaratlanul hibázhatnak, vagy elállhatnak a rájuk ruházott feladatok alól. Ezért a menedzsernek napi szinten kell ellátnia az ellenőrzési funkciókat.
Mire való az ellenőrzés?
Egy szervezet tevékenysége, legyen az üzleti struktúra vagy kormányzati intézmény, folyamatosan változó környezetben zajlik. A menedzsment készülék egyik funkciója az ilyen változások figyelembevétele és a gyártási folyamatok kiigazítása. Ugyanakkor a vezetőnek megfelelően kell megszerveznie a személyzetet, és motiválnia kell őt a jelenlegi és a jövőbeli feladatok elvégzésére.
A beosztottak tevékenységének rendszeres és tervezett ellenőrzése a menedzsment szerves funkciója. Ily módon időben azonosíthatja az alkalmazottak munkájának hiányosságait, felismerheti a hibákat és a téves számításokat. A vállalkozás működésének nem minden zavara a személyzet téves cselekedetei miatt következik be. Néha a hibákat maguk a vezetők követik el, például torzítva a fentről érkező megrendelések jelentését.
A vezetői pozícióból történő irányítás világos és átgondolt intézkedési rendszer a vezetőség utasításainak és utasításainak végrehajtásának helyességét ellenőrizni. Ez a koncepció magában foglalja az alkalmazottak funkcionális feladataik szigorú teljesítésének figyelemmel kísérését is. Egy olyan szervezetben, ahol a munka jelentős részét emberek végzik, nem pedig gépek és mechanizmusok, az ellenőrzés közvetlenül kapcsolódik a hatalom fogalmához és a tevékenységek adminisztratív szabályozásához.
Az irányítás mint irányítási funkció
Az ellenőrzési rendszer feladata néhány olyan szabvány megalkotása, amelyek alapján az alkalmazottakat tevékenységük során irányítani kell. Az ellenőrzés hatékonyságához olyan referenciaértékekre van szükség, amelyek alapján a vezető értékelheti az egyes alkalmazottak teljesítményét. A standard és az elért teljesítmény közötti különbség legyen a munkafolyamatok módosításának alapja.
Az irányítás ellenőrzési funkciói a szervezet tevékenységének tervezésének szakaszában lépnek életbe. Az osztályok munkatervének elkészítésekor a vezetőknek rendelkezniük kell ellenőrző intézkedésekről, megjelölve azok végrehajtásának időzítését és a végrehajtásért felelős személyt. Az ellenőrzés tervezett jellege lehetővé teszi a tevékenységek auditálását nem esetről esetre, hanem szisztematikus módon.
Az ellenőrzés végső célja egy olyan állapot elérése, amelyben a szervezet vezetése a teljesítménymutatók leghatékonyabb teljesítményére összpontosít. Az ellenőrzési tevékenységek megtervezésekor a vezetőnek figyelembe kell vennie az egyes alkalmazottak és a csapat egészének pszichológiai jellemzőit. A helytelenül felépített ellenőrzési rendszer negatívan érintheti a személyzetet, a motiváció csökkenéséhez és a feszültség növekedéséhez vezethet.
