A vállalkozás által kötött szerződések tárolási feltételeit az iparági szabványok és normák nem szabályozzák, ezért gyakran felmerül a kérdés, hogyan lehet elkerülni azok elvesztését és megszervezni a helyes tárolást és könyvelést. A legésszerűbb megoldás erre a kérdésre egy adott vállalkozás vállalati jogi aktusának kiadása lenne, amely meghatározza ezen dokumentumok elkészítésének, megkötésének és tárolásának eljárását.
Utasítás
1. lépés
Ha cége sokat dolgozik külső szervezetekkel, és a megkötött szerződések száma jelentős, akkor van értelme a raktározásukat az irodára vagy az irodai részlegre bízni. Ez nagyon kényelmes, mivel az irodában regisztrálják a vezető által aláírt és a vállalkozók által küldött összes dokumentumot. A végrehajtott szerződés nyilvántartásba vétele után az iroda munkatársainak elő kell állítaniuk a szükséges számú példányt, és el kell osztaniuk azokat a felelős végrehajtókkal, az iratok eredeti példányait pedig erre kijelölt helyen kell megőrizniük.
2. lépés
Ha a cége kicsi, és nincs irodai részlege, valamint felelős ügyintézője, akkor fontos, de ritkán használt szerződések, például ingatlanok bérlésére vagy megvásárlására van értelme a jogi osztályon a társaság alapító és jogi dokumentumai. A számviteli osztálynak, amely számításokat készít rájuk, meg kell adnia e szerződések másolatát. Ugyanitt, a számviteli osztályon, az áruk és a szolgáltatások teljesítésére, szolgáltatására és a munka elvégzésére vonatkozó szerződések, mint az elsődleges számviteli dokumentáció egyik típusa, amely megköveteli az elszámolások, a fizetési feltételek vagy az állandó időszakos fizetések (közüzemi számlák, kommunikáció) ellenőrzését.
3. lépés
Mindenesetre minden szerződésnek saját, belső regisztrációval kell rendelkeznie, és mindegyikhez meg kell rendelni egy számot, amellyel beírják az elektronikus szerződés-nyilvántartásba. Ez a napló megadható Excel táblázatokban. Az elektronikus folyóirat mellett papíralapú nyilvántartást kell vezetni e megállapodások kibocsátásáról, amely tükrözi, hogy a felelős végrehajtók mikor és kinek adták át a megállapodás eredetijét. Ennek a naplónak tartalmaznia kell a felelős végrehajtó aláírásához szükséges mezőket, amelyek megerősítik a megőrzésre vonatkozó szerződés átvételének és kézbesítésének tényét.
4. lépés
Írja le a szerződésekkel való munkavégzés eljárását a Szerződések előkészítésének, megkötésének és tárolásának rendjéről szóló szabályzatban, és hagyja jóvá a vállalkozás vezetője által.
