A vállalati dokumentációt rendben kell tartani. Annak érdekében, hogy az egyéb üzleti papírok között könnyen megtalálja az áruk szállításához szükséges szerződést, érdemes külön polcot vagy mappát létrehozni számukra. De nem csak. Magukat a szerződéseket is egyszerűsíteni kell.
Utasítás
1. lépés
Gyűjtse össze az összes rendezni kívánt szerződést, és értékelje azokat. Ügyeljen arra, hogy milyen gyakran kötődnek és mely partnerekkel. Ez segít kiválasztani a dokumentumok osztályozását.
2. lépés
Ha sok partner van, akkor a szerződések megkötésének időpontjáig megfelelőbb a megrendelés módja. Abban az esetben, ha hosszú időtartamra ugyanazokkal a cégekkel kötnek szerződéseket, azokat az ügyfelek külön kategóriába (mappába) csoportosíthatják. Bizonyos esetekben elegendő csak a szerződéseket betűrendbe rendezni a partnercégek nevével.
3. lépés
Bármelyik módszert is választja, ne feledje, hogy a terjedelmes mappák használata nagyon kényelmetlen. Tekintse át a szerződéseket, és távolítsa el a lejárt szerződéseket az általános veremből. Hozzon létre egy külön mappát nekik. Az ilyen szerződéseket legtöbbször csak időről időre veszik igénybe, a mindennapi munkában ezekre nincs szükség.
4. lépés
A szerződések időrendben történő rendezésénél tartsa be a nyilvántartások vezetésének és tárolásának általános elveit. Azokban a mappákban, amelyeket gyakran használnak, a nemrégiben megkötött szerződések vannak fent. Az alábbiakban a létrehozás korábbi dátumával rendelkező dokumentumok találhatók. Az archívumba történő bejegyzéskor éppen ellenkezőleg, az elsőnek felül kell lennie, a legutóbb kötött szerződésnek pedig alább kell lennie.
5. lépés
Markerekkel, címkékkel, könyvjelzőkkel és más írószerekkel vizuálisan elválaszthatja az egyik kategóriát a másiktól. Győződjön meg arról, hogy az ilyen elválasztók jól láthatók a mappában. Ez nagyban megkönnyíti a szükséges dokumentumok keresését.
6. lépés
Miután az árubeszerzésre vonatkozó összes szerződést megfelelő módon egy mappában rögzítették, feltétlenül készítsen nyilvántartást a dokumentumokról. Helyezze a borítóra, vagy tegye egy mappába az összes szerződés tetején. Hagyjon üres sorokat a rendszerleíró adatbázisban. Új szerződés befektetésekor adja meg a nyilvántartásban a rá vonatkozó információkat.
