A közelmúltban az üzleti életben tendencia mutatkozik a funkcionális irányításról a folyamatirányításra való áttérés felé, amellyel összefüggésben az üzleti folyamatok helyes leírásának és formalizálásának szerepe jelentősen megnő. Csak ezen műveletek elvégzése után beszélhetünk az üzleti folyamatok optimalizálásáról, mint a vállalkozás hatékonyságának növelésére szolgáló eszközről.
Szükséges
CASE eszköz, amely lehetővé teszi az üzleti folyamat grafikus jelöléssel történő formalizálását
Utasítás
1. lépés
Az első az, hogy tömören és pontosan megfogalmazzuk a leírt folyamat nevét, amelynek érthetőnek kell lennie, és tükröznie kell az üzleti folyamatot alkotó műveletsor általános lényegét. Például ahelyett, hogy „egy termék gyártására irányuló kérelmet nyújtanának be a gyártáshoz és annak végrehajtásának ellenőrzéséhez”, elegendő a folyamatot a „terméktermelés ellenőrzése” névre keresztelni. A második az, hogy a teljes leírt folyamatot helyesen kell lebontani kisebb („atomi”) feladatok vagy alfolyamat-függvények, és döntsön végrehajtásuk sorrendjéről. Ilyen felosztás esetén a leírt folyamat lesz a legfelső szintű folyamat. A magas szintű folyamat részletessége változhat, de megfelelőnek kell lennie ahhoz, hogy a közönség megértse a leírását.
2. lépés
Az üzleti folyamat leírására többféle módszer létezik. Közülük a legnépszerűbb a grafikus, különféle jelölésekben készített diagramok segítségével (a jelölés szimbólumok összessége valaminek a jelölésére).
Az üzleti folyamatok leírásának leggyakoribb típusai az IDEF0, BPMN, EPC (ARIS) stb.
Példaként összpontosítsunk a BPMN (Business Process Modeling Notation) jelöléssel készített diagramra a PowerDesigner CASE eszközzel (1. ábra). A diagram fő elemei a következők:
1. "Folyamat" (függvény) - a sarkokban lekerekített téglalap;
2. "Átmenet" - folyamatokat összekötő nyíl;
3. „Megoldás” - egy gyémánt, amely olyan kérdést tartalmaz, amelyre csak „Igen” vagy „Nem” lehet választ adni;
4. Feltételek - olyan szöveges kifejezések, amelyek alatt az egyik funkcióból a másikba történő átmenet történik. A feltételek mindig szögletes zárójelben vannak feltüntetve. Néha hasznos a diagramot "Nyomvonalak" -ra bontani - függőleges vagy vízszintes szakaszokra, amelyek a vállalat részlegeit vagy egy adott funkcióért felelős embereket képviselik. Ebben az esetben ennek a funkciónak az ikonjának a szakaszán belül kell lennie. A felsorolt elemek mellett a diagram tartalmazhat egy, a folyamatba bevitt vagy kimenő adatok listáját, valamint hivatkozásokat azokra a szabályokra vagy előírásokra, amelyek szerint ezt vagy azt a funkciót végrehajtják. Az üzleti folyamat "Terméktermelés-ellenőrzés" leírásának példája az 1. ábrán látható. Könnyen belátható, hogy ez a diagram nagyon hasonlít a probléma megoldására szolgáló algoritmus folyamatábrájához.
3. lépés
A folyamat grafikus leírása kiegészíthető annak alfolyamatfüggvényeinek szöveges leírásával is egy táblázat formájában, amely a következő oszlopokat tartalmazza: folyamat neve, osztály (folyamat tulajdonosa), folyamat leírása, folyamat végrehajtásának eredménye. Ilyen leírásra mutat példát a 2. ábra. Ha a leírt üzleti folyamat további optimalizálása várható, akkor a táblához egy további oszlop adható, amely leírja a jelenleg végrehajtott részfolyamat-funkciók nehézségeit vagy hiányosságait.
