A banki dokumentumokat típusonként külön mappákban tárolják, és leggyakrabban időrendben. A kiválasztást a dokumentáció kialakításáért felelős alkalmazott végzi. Különbizottság foglalkozik a lejárt dokumentumok megsemmisítésével.
A banki dokumentumok tárolását mind maguk a bankok, mind pedig a számlákat vezető szervezetek végzik. Az egyik intézményben történő tárolás sorrendje kissé eltérhet a másik tárolási sorrendjétől.
Hogyan tárolják a banki dokumentumokat a szervezetekben
A szervezetben lévő banki dokumentumok megerősítik a monetáris tranzakciók lebonyolítását, és tükröződnek a számviteli nyilvántartásokban. Tárolásuk helye a számviteli osztály, amelynek alkalmazottai az összes papírt típusonként külön mappákba oszthatják a számlák és a bankok összefüggésében. Ha egy vállalkozásnak több folyószámlája van, akkor mindegyikhez külön mappát hoznak létre, ha valutaszámlát, akkor a fedélen és a gerincen feltüntetik a számla pénznemét. Az egyes számlák kimutatásainak időrendi sorrendjét használják. Minden kimutatáshoz tartozik egy iratgyűjtő, amely tartalmazza a fizetési dokumentumokat és az egyes tranzakciónapok fizetési indokait.
Külön mappa jön létre a fizetett számlák számára. A pénznem-ellenőrzési dokumentumokat külön mappákban tárolják, ahol minden információt megtalál a valuta-számlákkal való munkavégzésről. Beszélünk tranzakciók útleveleiről, a teljesített munkák vagy szolgáltatások igazolásáról, a devizaügyletekről szóló igazolásokról és másról. Ha a dokumentáció mennyisége kicsi, elegendő regisztráció lesz, feltüntetve a dokumentum számát, összegét és dátumát.
Hogyan tárolják a dokumentumokat a kereskedelmi bankokban
Ezek az intézmények a bank pénzügyi és gazdasági tevékenységét igazoló dokumentumokat, valamint az ügyfelek elszámolási és fizetési dokumentumait tárolják. A felelősség értük a vezető és a fő könyvelő. A papír és az elektronikus dokumentumok egyaránt tárolás tárgyát képezik. A papírokat egy speciális tárolóban tárolják, amelyhez hozzáféréshez külön engedélyt kell szerezni. Az engedélyt a főkönyvelőnek vagy helyettesének kell aláírnia.
Az emlékdokumentáció iktatása naponta történik, ehhez külön mappát állítanak fel, amelyben a dokumentumokat időrendi sorrendben is tárolják. A kiválasztást egy alkalmazott végzi, aki felelős a pénzügyi dokumentáció helyes megalkotásáért. Az egyéb mappák készpénz-pénzügyi papírokból és az ügyfelek betéteire vonatkozó információkat tükröző papírokból állnak. A nemesfémekkel végzett műveletekre vonatkozó információkat tartalmazó dokumentumok külön mappákba kerülnek.
Bizonyos típusú dokumentumok különböző mappákba helyezésének szükségessége annak a ténynek köszönhető, hogy minden papírnak megvan a saját eltarthatósági ideje. Ez vonatkozik a dokumentumok elektronikus formában történő tárolására is. A lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisítésére külön bizottságot állítanak össze, amelynek tagjai minden egyes papírt átnéznek, majd egy külön aktát töltenek ki, amely megerősíti, hogy a lejárt tárolási idővel rendelkező dokumentumok megsemmisültek.
