A szervezet éves jelentése (a továbbiakban: AR), függetlenül az üzleti tevékenység nagyságától, a pénzügyi kommunikáció fő eszköze. Néhány országban, például az Egyesült Királyságban, a polgári védelem tartalmát, alkalmazási körét és felépítését a közönség aktívan megvitatja, sőt ilyen dokumentumokért versenyeket is rendeznek. Az ilyen GO-k előkészítése és előállítása sok pénzt igényel, és gyakran hatalmas mennyiségben bocsátják őket ki.
A GO hivatalos pénzügyi beszámoló. A GO-t minden évben elküldik a részvényeseknek. A GO-t mind kereskedelmi, mind nem kereskedelmi szervezetek készítik elő. E dokumentum szerint meg lehet ítélni a társaság éves tevékenységét, a következő év feltételezett helyzetét, meg lehet tekinteni annak jelenlegi állapotát és kilátásait.
A GO bemutatja a felhasználókat:
• az iparág általános leírása, amelyben a szervezet részt vesz;
• auditált jövedelem-, pénzügyi helyzet-, cash-flow-kimutatások és a kimutatásokhoz fűzött megjegyzések;
• a vállalkozás pénzügyi helyzetének és az előző két évben elért eredmények elemzése;
• a szervezet elmúlt évi tevékenységének leírása;
• információk a vállalkozás különböző üzleti szegmenseiről;
• a részvények és az osztalék piaci értéke.
Ez egy példa a minimális HO-ra. Egy ilyen dokumentum általában csak néhány oldalra fér el. Természetesen kevésbe kerül (kivéve a ritka eseteket). Összehasonlítható egy dokumentum fénymásolatával. A jelentéseket készítő szervezetek célja, hogy egyszerűen megfeleljenek a jogi követelményeknek.
Jó néhány vállalkozás úgy látja, hogy a GO hatékony és problémamentes marketing eszköz, amely segít terjeszteni véleményüket vállalkozásuk sorsáról. Más szóval, sok közép- és nagyvállalat rengeteg pénzt költ az igazán vonzó és informatív jelentésekre. Ez a fajta GO nyugodtan nevezhető fórumnak, amelyen keresztül a vállalat kifejezi hozzáállását, befolyásolja, prédikálja, kifejti és megvitatja tetszőleges számú kérdést és témát.
A részvényeseknek szóló nyílt levél gyakran megadja az alaphangot a nyilvános társaságok beszámolásához. Az ilyen levelek általában olyan szempontokra összpontosítanak, mint az elmúlt év eredményei, a vállalat kezdeményezései és stratégiái, piaci viszonyok, jelentős üzleti események, új vezetők és igazgatók. Ezt a dokumentumot az igazgatóság elnöke írja alá. Lehet a társaság elnöke vagy annak üzemeltetési vezetője.
E levelek egy része tucat vagy annál több oldalt tartalmazhat, és a vezérigazgató fényképeit különböző pózokban tartalmazhatja.
Gyakrabban azonban ezek a betűk lényegesen rövidebbek, és csak 3000, vagy még kevesebb szóból állnak.
A GO-t gyakran használják egy olyan téma vagy koncepció népszerűsítésére, amelyet a szervezet vezetése jóváhagyott (magas rangú marketingadatok). Ebben az esetben olyan mondatokkal találkozhat, mint „Felkészültség a jövő realitásaira” vagy „Az informatikai kor igényeinek kielégítése”. Többek között a civil társadalom néha magában foglalja az adott évben lezajlott egyedi eseményeket vagy gazdasági körülményeket.
Vannak olyan vállalkozások, amelyek különböző mérföldköveket és évfordulókat írnak elő jelentéseikben, bemutatva sikereiket a hallgatóságnak, hangsúlyozva megbízhatóságukat és minőségüket. Más szervezetek nagy és sokoldalú jelentéseket készítenek bevált formátumban, amelyeket évente használnak, kisebb változtatásokkal, amelyek általában az adatfrissítésekhez kapcsolódnak.
Mindenesetre a legjobb HO az, amely világosan meghatározza a nyereséges növekedéshez használt stratégiákat, és a szervezetet kedvező megvilágításban jeleníti meg.
