Irodai munka - dokumentumok és dokumentáció támogatása az adott szervezet irányításához, amelyet a GOST R 51141-98 "Irodai munka és levéltári tevékenység" szabályoz. Kifejezések és meghatározások". Az irodai munka szervezése a bejövő, kimenő és belső dokumentumok nyilvántartásának, tárolásának és felhasználásának megszervezése a vállalkozás jelenlegi tevékenységében.
Utasítás
1. lépés
Az irodai munka megszervezésekor döntse el, hogy vállalata, szervezete, földrajzilag távoli részlegei vagy fióktelepei vegyék-e figyelembe ezt a tényt, és biztosítsanak mechanizmust az ezekkel a részlegekkel való interakcióhoz. A regisztráció és a papírmunka során jelentkező problémák elkerülése érdekében az irodai munka rendszerének azonosnak kell lennie a központi irodával.
2. lépés
Gondoljon arra, hogy az irodai munka meglévő formái közül melyiket fogja használni: központosított, vegyes vagy decentralizált. Választásukat a vállalkozás szerkezete (függetlenül attól, hogy földrajzilag távoli részegységekkel rendelkezik-e) és az irodavezetési szolgáltatás technikai felszereltsége határozza meg. Ha ez a szolgáltatás kicsi és technikailag nem biztosított, akkor funkcióinak egy része átkerül az alegységekre. Ebben az esetben vegyes irodai munka folyik. Abban az esetben, ha ez a szolgáltatás fel van szerelve az összes szükséges személyzettel, hardverrel és szoftverrel, akkor ezt a nyilvántartási formát központosítják.
3. lépés
Minden egyes szervezeti egységben válasszon egy speciális személyzeti egységet, amely irodai munkát végez. Ha ez nem lehetséges, jelöljön ki egy másik alkalmazottat, aki egyesíti fő munkaköri feladatait az ügyintéző funkciójával.
4. lépés
Határozza meg az esetek számát és nómenklatúráját, amely magában foglalja az összes bejövő, kimenő és belső dokumentumot. Ha ezek egy felsőbb (szülői) szervezet dokumentumai, akkor azokat a vezetőhöz nyújtják be megfontolásra; Az alárendelt szervezetek dokumentumait el kell terjeszteni megfontolásra a velük végzett munkáért felelős vezetőhelyetteshez. Ennek megfelelően az állampolgárok fellebbezései a helyettes felé irányulnak, akinek feladata a lakossággal való munka.
5. lépés
Miután meghatározta a tudósítók körét, hozzon létre egy osztályozót, amely segítségével azonnal meghatározhatja, hogy a dokumentum melyik levelezőcsoportba tartozik. Például kormányzati ügynökségeknél rendelje hozzá a 01-es kódot, a felsőbb szervezet leveleihez - 02-es kódot, a beszállítóknál - 03-as kódot, az ügyfelek számára - 04-es kódot stb. Ez elősegíti a szervezeten belüli dokumentumok áramlásának egyszerűsítését.
6. lépés
Határozza meg, hogy a dokumentum forgalmazása milyen formában történik - folyóiratban vagy kártyán. Mindkét űrlapot az elektronikus dokumentumkezelés speciális programjaiban hajtják végre. Ha még nem tud ilyen programot vásárolni, használjon elektronikus dokumentumregisztrációs naplókat, amelyeket Excelben lehet elkészíteni.
