A pénzátvételen alapuló bármely dokumentum megköveteli a helyes űrlap kitöltését. Ha a szervezet anyagi fedezetet biztosított a munkavállaló számára bármilyen szükségletre, akkor előzetes jelentés kitöltésével szükséges jelentést tenni számukra.
Ki töltse ki az előzetes nyilatkozatot
Az igazgató nem adhat pénzt a szervezetnek egyetlen alkalmazottnak sem. Kezdetben meg kell határozni azoknak a munkavállalóknak a listáját, akik jogosultak előzetes pénzeszközök fogadására egy későbbi jelentéssel együtt. Ehhez külön megrendelést kell készíteni és kiadni.
Ha a beosztottnak pénzre van szüksége bármely üzleti tevékenység lebonyolításához, akkor az igazgatónak szabad formátumú nyilatkozatot kell benyújtania. Feltétlenül meg kell jelölni a szükséges összeget és a pénz igénylésének célját. Ha az igazgató egyetért az állítással, akkor személyesen aláírja a nyilatkozatot, és jelzi, mennyit és mennyi ideig enged meg forrásokra.
Fontos kiemelni, hogy készpénzt csak annak a munkavállalónak lehet kiadni, aki már teljes körűen beszámolt az összes korábban kapott összegről.
Előfordulhat, hogy egy alkalmazottnak meghatalmazásra van szüksége, amelyet a szervezet nevében kell kiállítani a kialakított M-2 vagy M-2a számú minta szerint. Ezeket az űrlapokat még 1997-ben hagyta jóvá az Orosz Föderáció Szövetségi Állami Statisztikai Szolgálatának rendelete.
Az elköltött pénzért, amelyet a szervezet könyvelési osztályán állítottak ki, az alkalmazottnak jelentést kell tennie. Van egy bizonyos határidő, amikor ki kell töltenie és be kell nyújtania egy költségjelentést. A szervezet vezetője által a jelentkezési lapon meghatározott időszak lejártától számítva 3 nap telt el.
Ha pénzeszközöket biztosítottak a munkavállaló számára utazási igények kielégítésére, akkor az üzleti útból való visszatérés után a következő 3 munkanapon számolnia kell velük.
Hogyan igazolják a költségeket egy költségjelentéshez
Ha az alkalmazottnak van pénze, akkor azt nem tudja visszaadni a pénztárosnak. Először össze kell gyűjtenie az összes olyan dokumentumot, amely megerősíti, hogy a pénzt pontosan azokra az igényekre költötték, amelyekre biztosítottak. Ezek lehetnek készpénz és értékesítési nyugták, utazási jegyek, nyugták, cselekmények és a szigorú jelentéstétel egyéb formái.
Minden ilyen dokumentum kézhezvétele után feltétlenül ellenőrizni kell, hogy a dátum, az összeg és a részletek olvashatók-e.
A munkavállalónak be kell nyújtania az összes dokumentumot a számviteli osztályhoz.
Mi történik, ha a költségjelentést helytelenül töltik ki
Ha a munkavállaló 3 napon belül hibásan teljesítette vagy nem nyújtott be előzetes jelentést, akkor a felügyeleti hatóság jövedelemnek tekinti a kapott pénzeszközöket, amelyekre a biztosítási díj és a személyi jövedelemadó kiszámításához szükséges. Ha később a munkavállaló mégis megadja az összes szükséges dokumentumot és jelentést, akkor a könyvelőnek újraszámolást kell végeznie.
A szervezet meghatalmazott alkalmazottja visszatarthatja a munkavállaló fizetéséből azt az összeget, amelyről a jelentést nem nyújtották be.
Az előzetes jelentés elkészítésének alapvető szabályai
A költségelszámolás elkészítésének középpontjában a következő szabályok állnak:
- Az előzetes jelentést a kiadott összegeket igazoló dokumentumokkal kell alátámasztani.
- A dokumentumokat legkésőbb 3 munkanapon belül be kell nyújtani az üzleti út befejezését követően, a vezető által meghatározott időtartam alatt, vagy a betegség vagy a nyaralás utáni munkába lépés pillanatától számítva.
- A jelentést az AO-1 számú speciális formában készítik el. Megengedett az előzetes jelentés formájának használata is, amelyet a szervezet vezetője hagy jóvá.
- Csak a menedzser felel a költségkimutatás jóváhagyásáért.
- Az előzetes jelentést a pénzt elköltő alkalmazott tölti ki. Néhány információt egy könyvelőnek is meg kell adnia.
Az előzetes jelentésben a következő adatokat kell feltüntetni:
- Információ arról a cégről, amelyik pénzt adott ki az alkalmazottnak.
- Adatok a munkavállalótól, aki pénzt kapott a szervezettől.
- Az a cél, amelyre pénzt kell biztosítani a vállalat alkalmazottjának.
- Összeg.
- Adatok az összes költségről megerősítéssel.
- Alapok egyenlege, ha van ilyen.
A végén aláírást tesznek a számviteli osztály alkalmazottai és alkalmazottai, akik kiadták a pénzt, és megkapták a maradékot.
Az előleges nyilatkozatra nincs szükség bélyegzők elhelyezésére. Ennek oka, hogy a dokumentum belső. És nem lépi túl a szervezetet. Ezenkívül 2016 óta minden jogi személynek, és nem csak az egyéni vállalkozóknak, minden joguk megvan arra, hogy ne hagyják jóvá bélyegzőikkel és pecsétjeikkel a dokumentumaikat.
A jelentést egyetlen példányban töltik ki. Ez az elsődleges dokumentáció része, és nem szabad hibázni a tervezésében. Ha valamilyen oknál fogva nem sikerült elkerülni a blotokat vagy a helytelen kitöltést, akkor jobb, ha új formát ölt, és új módon tölti ki.
Hogyan kell kitölteni egy költségjelentést
Úgy tűnik, hogy a belső forgalom ilyen fontos dokumentumát nagyon nehéz kitölteni. De ez alapvetően helytelen. Miután először töltötte ki, később nem lehet nehézség, ha újra kell töltenie.
Az adatokat a munkavállalónak a következő sorrendben kell megadnia:
- A szervezet regisztrációs adatainak felhasználásával megadják az OKPO kódot és a vállalkozás teljes nevét.
- Az "Előzetes jelentés" felirat melletti oszlopokban fel kell tüntetni a dokumentum számát és elkészítésének dátumát.
- A jobb oldalon feltétlenül hagyni egy kis szabad, üres helyet. Szükség lesz a szervezet vezetőjének nyilvántartására: az összeg szavakkal, a jelentés jóváhagyásának dátuma és az aláírás.
- Az alábbiakban a teljes sor információkat tartalmaz az alkalmazottról, aki megkapta az előlegpénzt. Meg kell jelölni, hogy melyik szerkezeti egységben dolgozik, vezetéknevét, utónevét, családnevét és beosztását. A munkavállaló létszámát is feltüntetik, és miért volt szükség az előlegre.
Ezzel befejeződik a költségelszámolás első része. Továbbá az űrlap két táblázatot tartalmaz. Az egyiket a pénzeszközöket kapott alkalmazott is kitölti. Meg kell adnia az előleg teljes összegét és azt a pénznemet, amelyben azt kifizették. Az egyenleg vagy a túlköltekezés összegét az alábbiakban kell feltüntetni.
A második táblázatot a számviteli osztályon egy erre felhatalmazott szakember tölti ki. Ennek tartalmaznia kell a számviteli számlákra, az alszámlákra és az azokon áthaladó pénzeszközökre vonatkozó adatokat. Meg kell adni a tranzakció kódját és a pontos összegeket.
A táblázatok alatt meg kell jelölni, hogy hány dokumentum van csatolva a jelentéshez, és hány oldalt tartalmaznak ezek a dokumentumok.
Az összes oszlop kitöltése után a főkönyvelőnek ellenőriznie kell a dokumentumokat. Az eredmény szerint erre külön sorban kell feltüntetnie a jelentési összeget.
Alatta a könyvelőt és a főkönyvelőt aláírásukkal együtt alá kell írni. Továbbá meg kell jelölni a számviteli részleg alkalmazottjának az egyenleg vagy az újraszámítás összegét és a készpénzes megbízás számát, amelyen keresztül ez az összeg átment. Az a pénztáros, aki megkapta az egyenleget, vagy a túlköltekezéssel megegyező összeget bocsátott ki, aláírja az előleg kivonatot is.
A pénzügyi jelentés következő része alkuképes. Tartalmaznia kell az összes szükséges információt a dokumentumokról, amelyek megerősítik azt a tényt, hogy a pénzeszközöket a kért igényekre fordították. Ebben a részben a következő adatokat kell megadnia:
- A dokumentumot kiállító szervezetek részletei.
- Kiadás dátuma.
- Név.
- Az elköltött pénz pontos összege.
- Azon számlálás száma, amellyel a dokumentumban feltüntetett összeget feladták.
A munkavállalónak az asztal alatt, külön sorban kell aláírnia az aláírását. Így megerősíti a megadott információk helyességét.
A költségelszámolás utolsó része a leválasztott rész. Van egy könyvelői nyugta, amelyet kitölt, miután az alkalmazottól kapott dokumentumokat igazolja az elköltött pénzt. A letéphető részen meg kell jelölni:
- Információ a munkavállalóról (teljes név).
- Jelentés száma és a kiállítás dátuma.
- A szóban forgó összeg, amelyet az alkalmazottnak adtak ki.
- A költségeket igazoló jelentéstételi dokumentumok száma.
Ezt követően a számvitelért felelős tisztviselő felteszi a dátumot és az aláírást. A levehető részt a beérkezett adatok igazolásaként át kell adni az alkalmazottnak.
