Az üzleti levelezés a munkafolyamat szerves része. Üzeneteket kell összeállítani, hogy publikálás esetén ne kelljen elpirulnia egy szabad szótag és hibák miatt. Az üzleti partnereknek szóló levélnek tartalmaznia kell egy üdvözletet, pontosan meg kell írnia, és részletes aláírással kell végződnie.
Utasítás
1. lépés
Ha nem tudja, hogy a címzett mikor olvassa el a levelet, írja be az üdvözletbe: „Hello” vagy „Good day”.
2. lépés
Válasszon szabványos betűtípust és fekete betűket. A többszínű szavakat nem könnyű elolvasni, elterelik a figyelmet, és nem engedik megérteni a szöveg lényegét. Ha ki akar emelni egy kifejezést, írjon: "Felhívom a figyelmét, hogy …"
3. lépés
Hivatkozzon a személyre név szerint, a felettesre pedig név és védnév szerint. Mielőtt kapcsolatba lépne, írja be, hogy "Kedves …" Az üzleti levelezés az asztalra kerülhet az igazgatónak, ezért jobb elkerülni a kicsinyítő és köznyelvi kifejezéseket.
4. lépés
Partnered megszólításakor írd nagybetűvel az "te", "te", "a te" szavakat. Ha a levél több embernek szól, használjon kisbetűket.
5. lépés
A következő szöveget helyesen, egyszerű mondatokban kell megírni, a partner által esetleg nem ismert szavak használata nélkül. Ha a szöveg tartalmaz szakkifejezéseket vagy idegen kifejezéseket, ne felejtse el megfejteni azokat.
6. lépés
Kezdje levelét a probléma lényegének megfogalmazásával, majd tegyen fel kérdéseket.
7. lépés
Próbáljon elférni 1/3 A4-es lap 12 típusban. A terjedelmes üzeneteket nehéz felfogni, nem olvassák őket a végéig, vagy egész mondatokat hagynak ki. Ha sokat kell kommunikálnia, ossza fel az információkat több betűre, vagy csatoljon egy fájlt részletes leírással. Ha az információ fontos a címzett számára, akkor feltétlenül megnyitja a mellékletet.
8. lépés
Az üzleti levél végén írja be: "Üdvözlet, utó- és vezetéknév". Ha a levelezés e-mailben történik, írjon aláírást, amely az összes üzenetet kíséri. Jelölje meg a következő információkat: - vezetéknév, utónév, ha szükséges - védőnév; - beosztás; - a szervezet neve; - cím; - telefonszám - munkahelyi és mobil; - kiegészítő információk - szlogen, kívánság stb. a vállalati stílus által.
