Az ajánlati számla információkat tartalmaz a termékről és a szállítási feltételekről. Jogilag jelentős dokumentumnak számít. Az egységes űrlap hiánya ellenére a vállalatoknak a kitöltés során be kell tartaniuk a regisztrációs szabályokat.
Az ajánlat-számla olyan részletes dokumentum, amelyben mind az árukra, mind a szolgáltatásokra vonatkozó szabványadatokat és a szállítási feltételeket nyilvántartják. Meghatározza a fizetési időszakokat, a szállítási módokat, a szállítási követelményeket. Az űrlap egyik jellemzője, hogy csak az egyik oldalon tudja aláírni. A számla kifizetésekor a címzett automatikusan egyetért a megállapított feltételekkel.
Mikor készül a számla?
Leggyakrabban szükség van rá olyan nagyvállalatoknál, amelyek nagyszámú vásárlóval, fogyasztóval vagy vásárlóval rendelkeznek. Ebben az esetben az egyedi dokumentumok vezetése nehéz lehet. Különösen, ha a felek nagy távolságban élnek egymástól.
Az ajánlati számla kereskedelmi ajánlatok tömeges postázására is felhasználható. Fő jellemzői a sürgősség vagy a korlátozott idő. Ennek számos formája lehet. Ha az ajánlat tétlen, akkor nemleges válasz lehetséges, ha határozott, akkor egy konkrét fogyasztónak nyújtanak ajánlatot.
A törvény rendelkezik egy ilyen számla visszavonásának lehetőségéről, ha az ajánlat nyilvános. Ez olyan esetekben lehetséges, amikor korlátozott mennyiségű árut tartalmazó ajánlatok tömeges postázása történik. A visszavonás lehetővé teszi a kötbér és az azt követő felelősség megfizetésének elkerülését.
Összeállítási eljárás
Az ügyfél vagy a fogyasztó megérti az ajánlatot, ha a dokumentum világos és egyszerű nyelven íródott. Ügyeljen arra, hogy helyesen jelezze a kérdéses témát. Az űrlap három részből áll:
- "sapka";
- mondat;
- a feltételek leírása.
A „fejléc” tartalmazza az eladó cég nevét, elérhetőségeit és adatait. A dokumentumhoz számot rendelnek, feltüntetik elkészítésének dátumát. Az alábbiakban a vevő adatai találhatók.
Maga a javaslat elkészítésekor gyakran használnak táblázatot. Jelzi a sorozatszámot, a termék vagy szolgáltatás megnevezését, mértékegységet, mennyiséget és árat, összköltséget. Kívánt esetben további oszlopok is hozzáadhatók a táblához.
A szerződés feltételeiben láthatja a szállítás dátumát és módját, az áru átvételének követelményeit. Megadhatja, hogy mi legyen a teendő hibás működés vagy hiba észlelésekor.
A számla-ajánlatot a cég fejléces lapján vagy a termékek számára megfelelő formátumú egyszerű lapon állítják össze. A dokumentumot kézírásos formában és számítógépes technológia használata esetén egyaránt érvényesnek tekintjük. A pecsét elhagyható. Szüksége csak akkor merül fel, ha ezt a társaság törvényei kimondják.
A dokumentum elkészítésének árnyalatai
A dokumentumnak nincs egységes formanyomtatványa, lehet, hogy nem felel meg a számviteli dokumentációnak. Könnyedén letölthet egy ingyenes mintát online. Sablonként is használható a fejléces levél készítéséhez. Ha a vagyonkezelő részt vesz a szerződés aláírásában, akkor az aláírás mellett ki kell tölteni az alapdokumentum adatait.
Az ajánlati számla elfogadásáig nincs jogi ereje. Ez utóbbi a szerződés aláírására vonatkozó megállapodást jelenti. A cég ajánlatot küld az ügyfeleknek. A vevő megvizsgálja az űrlapot, ezt követően kifejezik beleegyezésüket az áru megvásárlásához, előállítják a szükséges összeget. Ha a második félnek vannak javaslatai vagy észrevételei, azokat elküldik az eladónak. Megállapodás akkor jön létre, amikor mindkét fél "közös nevezőre" jut.
Ha egy ilyen dokumentum nem felel meg az ügyfélnek, akkor lemásolhatja az információkat, a "Megállapodás" űrlapot hívva. Ugyanakkor kiegészíti a klasszikus megállapodás valamennyi kötelező záradékát.
Összegzésként megjegyezzük, hogy az ajánlat-számla az egyik legnépszerűbb dokumentum a kereskedelem és a szolgáltatások területén. Tartalmaznia kell azt a kifejezést, hogy a dokumentum a fizetés alapja. Felépítése ellenére az űrlap rendelkezik minden szükséges jogi adattal. Ezért szükség esetén bírósági eljárásokban is felhasználható.
