Az esetek előkészítése és az archívumba történő benyújtása a munkafolyamat szerves része. Regisztrációjuk a szervezetben a dokumentumok benyújtásának pillanatától kezdődik, és a naptári év vagy a tárolási időszak végén archívumba kerül. Bizonyos esetekben a fájlokat egy évnél tovább őrzik. Ide tartoznak például a személyi nyilvántartással kapcsolatos dokumentumok.
Utasítás
1. lépés
Annak érdekében, hogy az esetek archívumba történő felvétele ne tartson sok időt, be kell tartani a regisztráció szabályait az aktuális munkafolyamat során. Az esetek állandó vagy ideiglenes tárolás céljából az archívumba történő áttöltésekor dokumentumokat, számlapokat kell varrnia, végleges feliratot kell készítenie, ha a munkautasítás előírja, és belső jegyzéket is össze kell állítania.
2. lépés
Ugyanakkor a szervezet vagy vállalkozás neve, az esetek nómenklatúrájának megfelelő index, az ügy kezdetének és lezárásának dátuma, valamint a tárolási idő a feltüntetett irat címoldalán szerepel. át az archívumba.
3. lépés
Az archiválandó dokumentumokat külön keménytáblás mappába iktatják. Ha a dokumentum különleges értéket képvisel, általában nem varrják, hanem egy aktába vagy borítékba teszik, és csatolják a tokhoz. A varrott és számozott eset végén egy igazoló lapot helyeznek el, az elején - egy belső leltárt. Ebben az esetben a tok vastagsága nem haladhatja meg a 40 mm-t, a lapok száma pedig nem haladhatja meg a 250-et.
4. lépés
Azokban az esetekben, amelyeket az archívumban tartósan, valamint ideiglenesen, de legalább 10 évig tárolnak, leltárt készítenek az esetek archívumba történő átadásáról. Ezzel egyidejűleg külön leltárt készítenek a személyi nyilvántartással kapcsolatos dokumentumokról. Beírják az esetek nevét, amelyek mindegyikéhez sorszámot rendelnek, és egy nómenklatúra kódot is feltüntetnek. A készletek két példányban készülnek, ha a fájlok a szervezet archívumában maradnak. Ha a fájlokat át akarják vinni az állami levéltárba, négy példánynak kell lennie.
5. lépés
Azokat az eseteket, amelyeket 10 évnél rövidebb befejezésük után tárolnak, a szervezet vezetése belátása szerint archiválhatja. Az esetek benyújtásának szükségessége függ az archív terhelésétől, a régi dokumentumokhoz való hozzáférés gyakoriságától stb.
