Minden szervezetnél el kell végezni a gazdasági tevékenységek elszámolását és ellenőrzését. Ez nem csak az adóhatóság tájékoztatása céljából történik. mindenekelőtt erre van szükség a társaság stabil pénzügyi helyzetéhez, a tervezett célok betartásához, valamint a vezetői döntések meghozatalához szükséges adatok megszerzéséhez. Ezeket a funkciókat tartalmazza a könyvelés.
A könyvelés több ezer éve létezik. Az ókori Görögországban speciális táblákon vezették a nyilvántartásokat, amelyeket vakolattal meszeltek. A gazdag és nemes görögök megengedhették maguknak, hogy nyilvántartást vezessenek a papiruszpapírokról, de ez túl drága volt. Számológép helyett számolóeszközt használtak - egy abakuszt, amely némileg hasonlít a közönséges abakuszra. Ez a készülék csíkokra osztott deszkából készült. Az abakuszban voltak számlálási jegyek (pénzegységek), amelyeket helyről-másikra áthelyeztek.
Korunkban a számvitel számítógépes síneket vett át. Ha néhány évvel ezelőtt minden üzleti tranzakciót papíron rögzítettek, most különféle programok léteznek, amelyek egyszerűsítik a könyvelést.
A könyvelés általában egyfajta rendszer, amelynek segítségével az összes üzleti tranzakció összegyűjtésre, nyilvántartásra és általánosításra kerül. A számviteli adatok segítségével felmérheti a szervezet pénzügyi helyzetét, valahol a munka kijavításához például azt látja, hogy az egyik termék durranással megy, a másik pedig a raktárban halmozódik fel. Ezeket az információkat a 41. „Áruk” számlán szerezheti be. Ezt követően nagy valószínűséggel lépéseket tesz a keresett termékek megvásárlására (gyártására).
A számvitel segítségével minden üzleti tranzakció pénzben kifejezve jelenik meg. Információt kaphat az erőforrások kiadásairól, az eredményről vagy a cash flow-ról is.
Azon túl, hogy maguknak a vezetőknek is szükséges az elszámolás, az adófelügyelőségek is megkövetelik. Az összes beérkezett adat alapján ellenőrzik az adó befizetését a költségvetésbe, valamint az összes kötelezettség teljesítését.
Van vezetési könyvelés is. Ez belső és szükséges a költségelszámoláshoz. A megszerzett információkat általában a szervezet vezetői használják fel.
