A költözés szükségességével szembesülő magániroda vagy kormányzati szervezet kénytelen megoldani a művelet során felhalmozott hatalmas mennyiségű bútor, berendezés és technológia mozgatásával kapcsolatos problémákat. Elengedhetetlen, hogy az összes tárgyat rendben, sérülés nélkül mozgassa. Ezért szükséges az irodaköltözés megfelelő megszervezése.
Az iroda áthelyezése eltart egy ideig, ezért tegye meg előre jó előre, különítsen el egy hónapot a teljes előkészítésre. Milyen pontokra kell külön figyelni?
✔ Ha a vállalat meglehetősen nagy és nagy létszámú, célszerű előre elkészíteni egy menedzsment tervet egy ilyen felelős eseményre. Szükséges meghatározni a kiemelt feladatokat, meghatározni a költségvetést, kijelölni az összes pontért felelős alkalmazottakat, és ami a legfontosabb, ki kell jelölni egy koordinátort az egész költözési folyamatra. Ő veszi át az irányítást a fő és a másodlagos feladatok felett. Ügyeljen arra, hogy értesítse az ügyfeleket arról, hogy új irodába kíván költözni.
✔ A következő lépés egy megállapodás aláírása az Ön által kiválasztott költöztető céggel. A be- és kirakodási műveletek, valamint az ingatlan rendeltetési helyre történő szállítása mellett további záradékok is felvehetők a szerződésbe. Például bútorok szétszerelése és összeszerelése, új helyiségbe helyezés, közművek és helyhez kötött berendezések összekapcsolása, helyiségek takarítása költözés után.
✔ Készítsen teljes listát a költözésben érintett ingatlanokról. Erre mindenképpen szükség lesz, ha egy fuvarozó cég szakembereit vonzza, és segít elkerülni a zavart az önálló irodai költözés során. Szabaduljon meg minden felesleges tulajdontól - adja el, tárolja vagy dobja el. Nem kell pénzt és időt pazarolni a felesleges dolgok szállítására.
✔ Készítse elő dokumentumait, amelyek tükrözik a jövőbeni helyiségek tervét, az alkalmazottak munkahelyeinek elhelyezését egy új helyre, ahol bútorokat és számítógépeket telepítenek az új irodában. Ez sok időt takarít meg Önnek.
✔ Az összes szükséges csomagolóanyagot és kartondobozt a hajózási társaságtól vásárolhatja meg. Csomagoljon minden személyes tárgyat dobozokba. Ügyeljen arra, hogy matricákkal jelölje. Célszerű, hogy az alkalmazottak emlékeztető utasítást adjanak ki ennek helyes elvégzéséről.
✔ Válassza le a számítógépeket és egyéb berendezéseket az áramforrásról. Ezt csak szakember végezheti - rendszergazda.
✔ Készítsen listákat a mozgásban részt vevő összes emberről. Készítsen előre mindenkinek bérleteket, ha szükség van rá. Sorolja fel az irodai áthelyezésben részt vevő összes járművet. Gondoskodjon akadálytalan áthaladásról a be- és kirakodás helyére.
A cég irodájának költöztetése elég komoly esemény. De amint láthatja, megfelelő megközelítéssel és szervezettséggel minden költség minimalizálható. Ehhez elegendő a folyamat helyes megtervezése, és a költözéssel járó kellemetlenségek minimalizálódnak mind a vállalat alkalmazottai, mind ügyfelei számára.
