A kiállításokon és vásárokon való részvétel fontos mechanizmus a piacon lévő bármely szervezet termékének vagy szolgáltatásának népszerűsítésében. Ezért a részvételre való felkészülést különös jelentőségű módban kell végrehajtani. Ebben a tevékenységben nincs apróság, mert a közönség széles körének kitett minden részletnek pozitív és negatív eredménye is lehet.
Rendszerint a társaság kiállításokon történő bemutatásának megszervezése a közönségkapcsolati osztályok, a sajtóközpontok, valamint a kiállítási és vásár tevékenységekkel foglalkozó egyéb strukturális részlegek vállára esik. Ha nincs ilyen munkaerő-tartalék, akkor az egész vállalat részt vesz a szervezetben, a menedzsmenttől kezdve az irodai személyzetig.
A cég bemutatása nagymértékben függ a kiállítás jellegétől. Az ipari események általában egy bizonyos üzleti terület adatait hozzák össze: kereskedelem, építőipar, tudományos tevékenység stb. Így a vállalatnak készen kell állnia arra, hogy partnereinek és versenytársainak eredményeit a szomszédos standokon láthassa. A kiállítás gyakorisága befolyásolja az stand kialakítását is. Az éves rendezvények esetében elfogadhatatlan az irreleváns információk alapján kidolgozott elavult prezentációs anyagok felhasználása.
A kiállítás előkészítése több hónappal a megkezdése előtt megkezdődik. A prezentációs anyag elkészítésének első lépése egy koncepció kidolgozása. Ez a sematikus részvételi terv tartalmazza a bemutató anyagok felsorolását: standok, szalagcímek, video- és audiotermékek, füzetek és egyéb segédanyagok. A kiállítási részvétel archívuma, amelyet a közönségkapcsolati osztályok állítanak össze, lehetővé teszi az optimális anyagmennyiség elkészítését. Ezzel egyidejűleg jóváhagyják a bemutató anyagok gyártásának költségbecslését.
Ebben a szakaszban fontos meghatározni a vállalat erősségeit, azaz. terméke vagy szolgáltatása. A versenyelőnyökről egyértelműen tájékoztatni kell a potenciális fogyasztókat bemutató anyagok - füzetek, szalagcímek, videoklipek - útján. Nem szabad megfeledkeznünk a vevő kérésére elkészíthető speciális állványszerelésekről - egy új berendezés modelljéről vagy a gyártott anyagok vizuális panorámájáról. Ha egy vállalat törhetetlen edényeket gyárt, akkor egy szakkiállításon helyénvaló lenne bemutatni a termék minőségét, lehetőséget adva bárkinek, hogy megpróbálja károsítani a terméket.
Ezenkívül etikailag helyénvaló lenne egy hosszú beszélgetés lehetőségét biztosítani a kiállítás érdeklődő látogatója és egy cég képviselője között. Az állványra fel kell venni egy blokkot jegyzetekkel és tollakkal, hogy bárki jegyzetelhessen a szükséges információk megszerzése során. Kívánatos, hogy ezeket a kiegészítőket a cég logójával jelöljék.
A második lépés a vázlatopciók kidolgozása a szalaghirdetések és az állványok telepítéséhez. Általános szabály, hogy ez vállalati színvilág, betűtípus és logó használatával történik. Az összes állvány méretét a prezentációs cella méretének figyelembevételével készítik vagy vásárolják.
A következő szakasz az állományon dolgozók kiválasztása. Az előadást gyakran a vállalat alkalmazottai végzik. Fontos plusz ennek a megközelítésnek, hogy a szakemberek kompetensen elmondhatják a szervezet tevékenységét, és szükség esetén válaszolhatnak a kiállítás látogatóinak felmerülő kérdéseire. A bemutatón részt vevő további alkalmazottakat fel lehet bérelni extrákként szórólapok terjesztésére, kérdőívek kitöltésére stb.
A részvétel hatékonyságát a kialakult partnerségek mennyiségének egyszerű kiszámítása határozza meg. Minél nagyobb az érdeklődés a kiállítás látogatóinak iránt a bemutató elrendezése iránt, annál nagyobb hatása van a vállalat részvételének az eseményen. Ezért jobb, ha a kiállításon való részvétel iránti kérelmet az elsők között nyújtották be, hogy a résztvevőnek első lehetősége legyen a stand helyszínének megválasztására. Ezenkívül nem szabad visszautasítani a kiállítás szervezőinek azon ajánlatait, hogy az esemény különleges partnereként lépjenek fel. Ez az előny növeli a szervezet nevének forgatását a kiállítás ideje alatt, és pozitív hatással lesz a vállalat imázsára is.
