Minden önmagát tisztelő cégnek rendelkeznie kell saját sajtószolgálattal. Őt hívják fel a vállalat imázsának kialakítására és hozzáértő hírnevének megteremtésére. Hogyan lehet megfelelően megszervezni a sajtószolgálat munkáját?
Utasítás
1. lépés
A sajtószolgálat megszervezésekor egyértelműen meg kell határozni, hogy miért alakul, milyen feladatokat fognak ellátni, hogyan vesz részt a vállalat fejlesztésében.
2. lépés
A sajtószolgálat munkatársai egy vagy több emberből állhatnak - mindez attól függ, hogy milyen típusú szervezetet szolgál. Minél nagyobb a társaság, annál nagyobb a sajtócsoport létszáma. Jellemzően nagy szervezetekben a sajtószolgálatok a PR osztály részei. Kisvállalkozásokban a PR osztályvezető és a sajtóval fenntartott kapcsolatokért felelős személy feladatait egy személy egyesítheti. Annak ellenére, hogy a sajtószolgálat általában a szervezet képviselőjeként jár el, minden utasítást meg kell kapnia a PR osztály vezetőjétől, aki viszont felelős a vezetése felé.
3. lépés
Fontos, hogy a sajtószolgálat minden alkalmazottja felelős legyen saját felelősségi köréért. Így a sajtószolgálat vezetője teljes felelősséggel tartozik az osztály munkájáért, személyesen vezet sajtótájékoztatókat és szervez kulturális programot az újságírók számára.
4. lépés
A sajtó összekötő tisztviselő feladatai közé tartozik a sajtó számára anyag előkészítése, a sajtó megkereséseinek megválaszolása és a média figyelemmel kísérése. Szükség esetén intézkedéseket is hoz a nyilatkozatok hibáinak kijavítására, vagy megfelelő cáfolatokat tesz. Bár a sajtó összekötője általában a szervezet képviselőjeként jár el, jobb, ha a szervezet vezetője fontos kérdésekben a szervezet nevében szólal meg.
5. lépés
A sajtószolgálatnak van egy akkreditációs csoportja is, amely akkreditációs kártyákat állít ki az újságírók számára, előkészíti és kézbesíti az újságíróknak szóló dokumentációs csomagot stb.
6. lépés
A sajtószolgálatnak saját kreatív csoportja is lehet, amelybe saját tudósítók, TV-riporterek és operatőrök tartozhatnak. Képesnek kell lenniük arra, hogy önállóan készítsenek anyagokat a média szerkesztőségei számára. Ezenkívül egyes szervezetekben egy ilyen csoport részt vehet saját vállalati újságjának kiadásában.
7. lépés
A nagyvállalatoknak és a kormányzati szerveknek is lehet elemző csoportja, amely bírálót tartalmaz. Feladata az újságok és magazinok oldalain, a televíziós és rádióműsorokban megjelenő bizonyos problémák terjedésének figyelemmel kísérése és elemzése, valamint a lefedettség minőségének meghatározása. A sajtótájékoztatóra való felkészülés során a megfigyelőnek meg kell fogalmaznia a probléma témáját, a kérdés történetét, különféle referenciákat és emlékeztetőket kell készítenie.
