A számviteli módszertanban a számlák rendszere kiemelt szerepet játszik, segítségével az információk a kettős könyvelés módszerével jelennek meg. Azokat a számlákat, amelyeket egy üzleti tranzakcióban a kettős könyvelés befolyásol, offszet számláknak nevezzük.
A számlák levelezése a könyvelésben
Az üzleti tranzakciók kettős jellegű változásokat okoznak a mérlegben. Két egymással összefüggő számviteli tételt és két mérlegtételt érintenek. A könyvelési számláknak tükrözniük kell ugyanazok az objektumok állapotát, valamint azok mozgását, ezért minden műveletet ugyanabban az összegben kell megjeleníteni legalább két összekapcsolt számlán. A tranzakciós adatok kettős bevitele megmutatja e kapcsolatok címeit a számlák között, ezt a kapcsolatot fiók-levelezésnek nevezzük. A megfelelő számlák olyan számláknak minősülnek, amelyeket egy üzleti tranzakcióban érint a kettős könyvelés.
Levelezési számlák összeállítása
A kettős bejegyzés három fő összetevőt tartalmaz - a művelet leírását, a jóváírt és terhelt számlákat, és ezek mindegyike egy bizonyos összegben van kifejezve. A számlákhoz numerikus kódokat rendelnek, azok számát, és a művelet tartalma kifejezhető számával és összegével. Minden tranzakcióhoz sorszámot kell rendelni, ez jelzi ennek az üzleti tranzakciónak a tükröződését. Erre a célra pénztárkönyveket, nyilvántartási naplókat és egyéb könyvelési nyilvántartásokat vezetnek.
Az üzleti tranzakciókat ellenőrzési célokra regisztrálják, először időrendi nyilvántartásban, mint befejezett cselekményben, okirati bizonyítékokkal együtt jelenítik meg, majd a rendszer-nyilvántartásban tranzakcióként könyvelik be beszámoló számlákra.
A könyvelési számlákon a kettős bejegyzés értéke
Általános szabály, hogy az üzleti tranzakció tartalmát nem írják a számviteli számlákra, helyébe egy adott számra való hivatkozás lép, és a számlákra történő könyvelés eredményeit egy pénzbeli egyenértékben fejezik ki. A kettős bejegyzés olyan információkat tartalmaz, amelyek tükrözik az összekapcsolt számlák objektumaiban bekövetkezett változásokat, valamint a számviteli objektumok mozgásirányának jellegét. Tartalmaz minden információt a folyamatban lévő üzleti folyamatokról, arra használják, hogy ellenőrizzék a tranzakciók megbízhatóságát és ellenőrizzék azok tükröződésének helyességét a számviteli számlák rendszerében. A megbízhatóság a terhelési és hitelügyletek, valamint a számlaegyenleg összeegyeztetésével érhető el. Ha nincs egyenlőség a forgalomban és az egyenlegben, ez jelzi azokat a hibákat, amelyeket az adatok regisztrálásakor követtek el a számlákon.
