Az üzleti levél az üzleti levelezés fő eleme. A vállalat pozitív képe az elkészített dokumentum műveltségétől függ. Az üzleti leveleket a titkárok és a vállalat vezető asszisztensei írják.
Üzleti levél írása
Az üzleti levél megírásának feltétlenül célja van: együttműködés felajánlása, az eladások növelése a szervezet számára, az áruk kifizetésének felgyorsítása, igények benyújtása, valaminek köszönése, üzletkötés, gratuláció. A levelet meghatározott céllal kell összeállítani, és azt a lehető legnagyobb mértékben ki kell fejezni. Ügyeljen arra, hogy megtudja annak a cégnek az adatait, ahová a levelet el akarja küldeni. A lehető legtöbbet kell tudnia a potenciális partnerről.
Gyakran a vállalatok sok levelet küldenek árukat vagy szolgáltatásokat kínálva, ugyanakkor a címzettekről minimális információ áll rendelkezésre. Ez a kezdő üzletemberek fő hibája. Végül is mindig kellemesebb a levél címzettjének tudni, hogy személyesen szólítják meg őket. Például egy sikeres személyi név megcímzése a sikeres értékesítési levél alapja. És még akkor is, ha nem tudja a címzett nevét, mindenesetre nem írhatja le rövidítve az illető helyzetét, amikor hivatkozik rá.
Üzleti levél tervezése
Ideális esetben minden vállalatnak megvan a saját márkaneve. Rajta készül üzleti levél. A fejléc mindig tartalmazza a szervezet nevét, tényleges és jogi helyét, kapcsolattartóit, webhelyét, e-mail címét, logóját és a szervezetre vonatkozó egyéb információkat. Üzleti levél margók: az alsó, a felső, a jobb és a bal méret szabványos. A bal margó 3 cm, mivel az összes dokumentumot elküldik az iratba. Jobb margó - 1,5 cm, felső és alsó mélyedés: 1 cm.
Minden üzleti levél középen rövid és fülbemászó címmel kezdődik. A cím minden bizonnyal felfedi a szöveg tartalmát. Az üzleti levél fejlécében szerepel: a címzett cég neve a teljes névvel, valamint a címzett személy beosztása (a jobb felső sarokban). A fejléc alatt található bal felső sarokban látható a regisztrációs (kimenő) levél száma és dátuma. Ha üzleti levelet válaszlevelként írnak, akkor meg kell jelölnie, hogy a levél melyik dokumentumra válaszol. Az üzleti levél fejléce a dokumentum dátuma és száma után jelenik meg. A levél végén a feladó aláírása szerepel. Ezenkívül meg kell írni a teljes nevet és beosztást.
Ha a levél bármilyen pénzügyi adatot tartalmaz a cégről, akkor a főkönyvelő aláírásának is alul kell lennie. Az aláírások sorrendje a következő: először a főigazgató, alatta pedig a főkönyvelő aláírása. Ezenkívül a levél végén a szervezet hivatalos pecsétjét ragasztják az aláírásra. A Times New Roman 12. mérete és egyszemélyes távolsága a hivatalos üzleti levelezés szabványa. Az üzleti levelet, amely komoly javaslat, szokás postai úton, nem pedig faxon vagy e-mailben elküldeni. A futár személyesen kézbesíti a levelet az igazgatónak vagy a titkárnak. Az ilyen levelet nagyvállalati borítékban kell kézbesíteni, amelyet tipográfiai módszerrel nyomtatnak. Mindez arra szolgál, hogy kedvező képet alakítson ki a vállalatról.
